Você sabe a diferença entre urgências e pendências?

Nosso tempo é distribuído entre atividades importantes, urgentes e prioritárias. Acontece que muitas vezes não temos disciplina e organização, e acabamos transformando nossas atividades importantes em urgentes.


Precisamos primeiramente diferenciar as atividades urgentes das importantes e estabelecer prioridades. Esse é o nosso objetivo a partir de agora.



Importante:

Diferentemente das situações de urgência, as atividades importantes, apesar de terem prazo para serem concluídas, são tratadas da forma adequada, ou seja, é feito um planejamento, agenda-se e, consequentemente, caminham na direção da execução.

A grande questão é quando uma atividade importante pode se tornar urgente. Ela se torna urgente quando não atentamos para seu prazo, ou ainda, quando postergamos seu início até a última hora.

Lembra quando falamos de procrastinação, de adiar compromissos sem justificativa? Agora percebemos porque muitas tarefas ou atividades se tornam urgentes. Elas passaram da hora de executar.

A dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante, buscando reduzir a incidência de eventos urgentes em nosso dia a dia. Isso tem que ser um exercício constante em nossas vidas. Vamos parar de “apagar incêndios”. Não somos bombeiros.



Urgente

De uma maneira simples podemos dizer que as atividades que consideramos urgentes são aquelas que exigem nossa atenção imediata.

Normalmente, a urgência costuma exercer nas pessoas a sensação de pressão ou de algo indispensável. A urgência está na maioria das vezes ligada a prazo esgotado, tempo curto de execução e a algo que não foi feito no tempo hábil e, portanto, se tornou urgente.

Já percebeu que em muitas empresas existem profissionais que são conhecidos como os famosos bombeiros? Vivem apagando incêndios! Esperamos que não seja o nosso caso. Tudo que fazem é urgente e nada é importante.

Mas por que isso acontece? Primeiro porque não planejam suas atividades e focam muito nas tarefas urgentes, deixando as importantes para serem executadas depois.

E o que acontece? O que teria tempo para ser concluído acaba se tornando urgente. É um ciclo vicioso. Se não mudarmos nosso comportamento, não sairemos desse ciclo. Pense e aja! Evite o título de “apagador de incêndio”.

Priorizar significa decidir o que é mais importante, quais tarefas, atividades, metas ou diretrizes deverão ser seguidas ou implementadas. Significa também decidir qual a sequência das tarefas a serem realizadas.

Quando falamos em prioridade, vale a pena comentar que costumamos dizer que todas nossas atividades são prioritárias. Se for o caso, com certeza estamos padecendo da síndrome da prioridade.

Mas será que tudo é prioritário em nossa vida? Na verdade apenas algumas coisas são prioritárias. Esse é um bom momento para aprender como devemos priorizar nossas tarefas.

Após mostrarmos os significados de importante, urgente e prioridade, o interessante neste momento é reduzir no seu dia a dia as tarefas urgentes que muitas vezes causam estresse e cansaço. É importante concluí-las e passar a definir prioridades nas tarefas que deverão ser executadas.

Utilize o que estamos aprendendo para facilitar o planejamento das tarefas, separando o importante do urgente e, principalmente, priorizando algumas atividades.

Lembre-se de que dar sentido para as coisas é focar nosso tempo naquilo que é importante, ou seja, que não tem pressa, que tem tempo para ser feito e sempre traz resultados.

A partir de agora, evite a administração do corre-corre no qual nada é priorizado e os resultados são compromissos e correrias. Nessa situação há pouco resultado e muito retrabalho.

Lembrando que retrabalho é um desperdiçador de tempo.

Uma boa dica é trocar a administração do corre-corre pela administração das agendas. Já falamos bastante nos capítulos anteriores sobre a utilização de agendas para sermos mais efetivos em nossas atividades. Novamente reforçamos o convite para utilizá-las nesse estilo de administração.

Na administração de agendas devemos priorizar as atividades por meio de um planejamento diário das mesmas. Estabeleça atividades em função da importância e procure cumpri-las para não torná-las urgentes.

Ficaram claros os conceitos apresentados? Vamos desenvolver um pouco mais esse assunto para facilitar o entendimento. Mas antes faremos o exercício a seguir para fixação do conteúdo.

Vamos praticar

De acordo com o nosso aprendizado, procure classificar as tarefas em urgentes e importantes.

Descreva as atividades que são importantes dentro do grupo “Importantes” e faça o mesmo para tarefas urgentes. Para facilitar o trabalho, na coluna de prioridade coloque 1 para a primeira prioridade e assim sucessivamente.

Esse modelo de agenda poderá ser desdobrado para semanal ou quinzenal. Questione, no dia a dia, se as atividades são mais urgentes ou importantes. Se elas forem mais urgentes está na hora de fazer a diferença. Tenha disciplina e se lembre sempre do que estamos estudando.

Outra sugestão para facilitar a separação das atividades é a utilização da planilha que apresentaremos a seguir. A diferença entre a primeira planilha (agenda) para a segunda é que incluímos as atividades que poderão ser delegadas a outras pessoas.

Fonte: Portal da Educação

O que é a Matriz de Eisenhower?

No cotidiano empresarial, tanto a procrastinação (que indica a postergação de tarefas que podem ser estratégicas) quanto a ação imediata, precoce, podem ocasionar problemas graves se não forem adequadas ao momento. Foi para corrigir essa lacuna que Dwight Eisenhower desenhou a matriz que leva o seu nome.

Em linhas gerais, o método consiste em um aprimoramento do processo decisório e da efetividade das definições — uma ferramenta, portanto, voltada para facilitar o gerenciamento de atividades e o apontamento de prioridades, conferindo mais segurança às rotinas de trabalho.

Para estruturar a Matriz de Eisenhower, são desenhados dois eixos que se cruzam perpendiculares, um representando o grau de importância, e o outro, o grau de urgência da tarefa.

Da interação desses dois eixos têm-se quatro blocos distintos — no qual são alocadas as atividades que aguardar ação. São eles:

importante e urgente — o que exige execução imediata, evidenciando uma importância vital;importante, mas não urgente — o que permite o agendamento da atividade para uma data mais oportuna;urgente, mas não importante — o que admite que a tarefa seja repassada a outro profissional, capaz de executá-la sem demora e com suficiente qualidade;não urgente e não importante — o que sinaliza que a demanda pode ser postergada sem transtornos e/ou perdas.

Popularmente, diz-se que a dedicação de Eisenhower a esse modelo ajudou-o a pensar, planejar e decidir as táticas que ajudaram os Estados Unidos a vencer a 2º Guerra Mundial, que terminou em 1945. Desde então, certamente, inúmeras outras organizações e ideias foram beneficiadas por ele.

Fonte: Project Builder.



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